Huishoudelijk Reglement

Vereniging Studentsinc Incubator

HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN DE VERENIGING STUDENTSINC

 

Vastgesteld te Utrecht op 15 maart 2016

 

BEGRIPPEN

Artikel 1

  1. De Vereniging StudentsInc (hierna te noemen “de vereniging”) is de vereniging van ondernemende studenten in Utrecht die gebruikmaken van de faciliteiten die door de Utrechtse instellingen voor hoger- en wetenschappelijk onderwijs beschikbaar zijn gesteld, zoals vastgelegd in de statuten van de vereniging.
  2. StudentsInc is de incubatorfaciliteit die door Universiteit Utrecht, Hogeschool Utrecht en UMCU beschikbaar is gesteld voor studenten en medewerkers van de Utrechtse instellingen voor hoger- en wetenschappelijk onderwijs, om zich te bekwamen in het ondernemerschap.
  3. De Studentboard is het studentenbestuur van de incubator StudentsInc.
  4. Onder leden wordt verstaan alle leden van de vereniging die stemrecht hebben.
  5. Leden met stemrecht zijn de gewone leden en de leden van verdienste.
  6. Founders zijn studenten of ondernemers die gebruik maken van de faciliteiten van StudentsInc

 

BELEID

 

Artikel 2

  1. De doelen van de vereniging zijn vastgesteld in de statuten van de vereniging.
  2. De vereniging is vooralsnog gevestigd bij StudentsInc.
  3. Het bestuur van de vereniging vormt vooralsnog de Studentsboard van StudentsInc.
  4. Studenten en medewerkers die gebruik (willen) maken van de faciliteiten van StudentsInc worden geacht lid te zijn van de vereniging.
  5. Het lidmaatschap van de vereniging geeft toegang tot de faciliteiten van StudentsInc.
  6. Deelname aan het programma Afstuderen op Eigen Bedrijf van StudentsInc vereist additionele toelating door de afstudeerbegeleiders.
  7. Nieuwe leden krijgen altijd een daartoe aangewezen lid van de vereniging als buddy toegewezen.
  8. De Studentboard verdeeld de voor leden beschikbare ruimtes en faciliteiten.
  9. De leden van de vereniging dienen zich ook te houden aan de huisregels van StudentsInc.

 

Artikel 3

  1. De vereniging staat ingeschreven bij de kamer van koophandel en zorgt ervoor dat de jaarstukken op tijd gedeponeerd worden en dat bestuursmutaties op tijd worden bijgewerkt.
  2. De vereniging opent een eigen bankrekening en zorgt voor een adequate ledenadministratie en boekhouding.

 

BESTUUR

Artikel 4

  1. Het bestuur:
    1. Bestuurt en vertegenwoordigt de vereniging;
    2. Neemt bestuursbesluiten (zie de paragraaf ‘Bestuursbesluiten’ in dit huishoudelijk reglement);
    3. Kan voor bepaalde tijd werkgroepen / projectgroepen in het leven roepen. Een dergelijke groep bestaat uit ten minste één bestuurslid en in de groep kunnen ook niet-bestuursleden plaatsnemen. Deze groepen worden ontbonden na financiële afrekening met de penningmeester en decharge op een bestuursvergadering;
    4. Beslist in ad hoc situaties individueel over uitgaven tot 500 euro;
    5. Is niet bevoegd tot het aangaan van leningen. Uitzondering hierop is dat het bestuur bevoegd is tot het accepteren van voorschotten op een meerjarendonatie;
    6. Handelt binnen de gestelde kaders vastgelegd in onder andere het beleidsplan, de jaarbegroting en de projectbudgetten, bestuursleden die niet binnen de gestelde kaders handelen zijn op de eerstvolgende bestuursvergadering aftredend en herkiesbaar, bovenop de staande herverkiezingsvolgorde;
    7. Uitsluitend natuurlijke personen kunnen zitting nemen in het bestuur;
    8. Nieuwe bestuursleden worden benoemd bij acclamatie door de voorzitter of na schriftelijke verkiezing, beide op een reguliere ledenvergadering, bij voorkeur de jaarvergadering. Kandidaat bestuursleden moeten in persoon ter vergadering aanwezig zijn, dan wel een schriftelijke bereidverklaring aan de voorzitter hebben gestuurd;
    9. Alle bestuursleden spannen zich als geheel en als individu maximaal in om de belangen van de vereniging en haar leden te behartigen en kunnen onderling (tijdelijk) taken en verantwoordelijkheden van elkaar overnemen.

 

  1. De preases:
    1. Heeft algemene leiding van de vereniging;
    2. Vertegenwoordigt de vereniging naar buiten toe;
    3. Overlegt met officiële instanties;
    4. Geeft leiding aan het bestuur;
    5. Is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden;
    6. Stelt de agenda voor elke vergadering op;
    7. Leidt de bestuursvergaderingen en de ledenvergadering;
    8. Ziet er op toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement;
    9. Stelt, in goed overleg met de overige bestuursleden, het beleidsplan op en herziet dit jaarlijks, voorafgaand aan de Algemene Vergadering;
    10. Ziet er op toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hierop aan indien dit niet het geval lijkt.

 

  1. De abactis:
    1. Vervangt de preases bij afwezigheid;
    2. Voert, jaarlijks voorafgaand aan de jaarvergadering, een kascontrole uit.
    3. Maakt van elke vergadering een verslag waarin minimaal vermeld:
      1. De datum en plaats van de vergadering;
      2. De aanwezige en afwezige bestuursleden;
      3. De verleende volmachten;
      4. De genomen besluiten.
    4. Stelt het niet-financiële gedeelte van het jaarverslag op;
    5. Ontvangt alle binnenkomende post, rechtstreeks of via andere bestuursleden;
    6. Neemt kennis van en behandelt de post, schakelt waar nodig andere bestuursleden in om de post te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie;
    7. Archiveert alle relevante documenten;
    8. Zorgt er, in goede samenwerking met de webmaster, voor dat het actuele gedeelte van het archief via de website voor alle bestuursleden te downloaden is.

 

  1. De quaestor:
    1. Voert de financiële administratie;
    2. Waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, met name in geval van opvolging;
    3. Stelt financiële overzichten op;
    4. Maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag;
    5. Beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen, beleggingen en investeringen;
    6. Beheert de inventarislijst en het inventaris, bepaalt of en onder welke voorwaarden inventaris wordt uitgeleend en ziet toe op retourbezorging;
    7. Begroot inkomsten (inzamelingsacties) en uitgaven (projecten) en voert op deze activiteiten tussentijds en na afronding financiële controle uit;
    8. Beslist zelfstandig over uitgaven tot 250 euro;
    9. Beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting, de kaders van projectbudgetten en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken;
    10. Neemt het initiatief om voor bepaalde tijd ingestelde werkgroepen/projectgroepen decharge te verlenen;
    11. Onderhoudt contacten met sponsoren en subsidieverstrekkers.

 

  1. De cantor:
    1. Onderhoud het contact met leden en reünisten (website en nieuwsbrief);
    2. Coördineert activiteiten;
    3. Zorgt voor groei en onderhoud van de community;
    4. Organiseert netwerkbijeenkomsten en workshops;
    5. Zorgt voor vermaak en versnaperingen;
    6. Is aanspreekpunt en vertrouwenspersoon voor de leden;

 

BESLUITEN

 

Artikel 5

  1. Het bestuur:
    1. Neemt met minimaal twee bestuursleden besluiten die buiten de gebruikelijk kaders vallen en die geen uitstel kunnen velen, ze stellen de overige bestuursleden bij eerste gelegenheid op de hoogte van dergelijke besluiten;   
    2. Neemt alle overige besluiten na agendering tijdens een bestuursvergadering of ledenvergadering;
    3. Neemt besluiten over geagendeerde voorstellen met enkelvoudige meerderheid van stemmen, behoudens in de statuten en dit huishoudelijk reglement beschreven uitzonderingssituaties. Is een voorstel geagendeerd en verzoekt geen der aanwezige bestuursleden tot stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen;
    4. Neemt besluiten met enkelvoudige meerderheid van stemmen over niet-geagendeerde voorstellen indien alle bestuursleden aanwezig zijn dan wel een volmacht hebben verstrekt;
    5. Staken de stemmen dan is het voorstel verworpen. Staken de stemmen bij verkiezing van personen dan beslist het lot.

 

  1. De Algemene Ledenvergadering:
    1. Bevestigd de benoeming van het bestuur;
    2. Verleend decharge aan vertrekkende bestuursleden;
    3. Bevestigd royering of uitsluiting van leden door het bestuur;
    4. Bevestigd de benoeming van commissies door het bestuur;
    5. Besluit bij enkelvoudige meerderheid over aanpassingen in het huishoudelijk reglement;
    6. Besluit bij twee/derde meerderheid over aanpassingen in de statuten

 

VERGADERINGEN

Artikel 6

  1. Geldigheid
    1. De ledenvergadering kan slechts geldige besluiten nemen, indien tenminste dertig leden of een/derde van het aantal zittende leden aanwezig is dan wel zich heeft laten vertegenwoordigen bij volmacht.
    2. Het bestuur kan slechts geldige besluiten nemen, indien tenminste twee/derde van het aantal zittende leden aanwezig is dan wel zich heeft laten vertegenwoordigen bij volmacht.

 

  1. Frequentie
    1. Het bestuur organiseert minstens twee keer per jaar (in september en in februari), in de plaats waar zij zetelt, een Algemene Ledenvergadering met besluitvormingsbevoegdheid.
    2. Het bestuur vergadert ten minste een maal per maand, en houdt één maal per jaar een jaarvergadering met de belangrijkste stakeholders van de vereniging en StudentsInc. Verder vergadert het bestuur indien de voorzitter hiertoe het initiatief neemt, of indien twee of meer bestuursleden hierom verzoeken.
    3. Vergaderingen worden gehouden op het moment waarop deze zijn gepland, of, indien de situatie dat verhindert, binnen 4 weken daarna. Vergaderingen waartoe een verzoek is ingediend, worden binnen vier weken na het indienen van het verzoek gehouden.
    4. Indien een vergadering niet conform bovenvermelde eisen bijeen wordt geroepen, is ieder bestuurslid gerechtigd met inachtneming van het in dit reglement gestelde, een vergadering bijeen te roepen. Een vergadering als in de vorige zin bedoeld voorziet zelf in haar leiding en wijst zelf een persoon aan die belast is met het houden van de notulen.
    5. Aan het einde van elke bestuursvergadering of ledenvergadering wordt de datum van de volgende reguliere vergadering vastgesteld.

 

  1. Verantwoordelijkheid
    1. Het bestuur is verantwoordelijk voor de vergaderingen en beslist daarover.

 

  1. Notulen
    1. Van elke vergadering wordt een verslag (met activiteiten overzicht) gemaakt, dat zo snel mogelijk na de vergadering wordt verspreid onder de bestuursleden.
    2. Opgestelde concept notulen worden op de eerstvolgende vergadering besproken en vastgesteld.
    3. Vastgestelde notulen van de Algemene Vergadering worden gedeeld met de leden.

 

  1. Inbreng tijdens de vergadering
    1. Ideeën van bestuursleden en leden zijn welkom en worden besproken of doorgeschoven naar een volgende vergadering;
    2. Bestuursleden kunnen de voorzitter vragen andere personen dan bestuursleden toe te laten tot de bestuursvergadering. De voorzitter neemt in deze een beslissing;
    3. Iedere bestuurder kan zich in het bestuur door een andere bestuurder laten vertegenwoordigen op grond van een daartoe strekkende, schriftelijk verleende volmacht, die bij de aanvang van de betreffende vergadering moet worden overhandigd aan de voorzitter van die vergadering.

 

LIDMAATSCHAP EN CONTRIBUTIE

Artikel 7

  1. Er is sprake van lidmaatschap van de vereniging als het kandidaat lid:
    1. kenbaar heeft gemaakt voor het lidmaatschap in aanmerking te willen komen;
    2. het bestuur het lid als zodanig opgenomen heeft op de ledenlijst;
    3. de contributie voldaan is.
  2. De contributieperioden zijn verdeeld conform de vijf onderwijsblokken van de HU onderwijskalender.
  3. De contributieperioden starten op de eerste dag van blok A en op de eerste dag van blok C.
  4. De contributieperioden bedragen steeds twee onderwijsblokken, t.w. blok A&B en blok C&D. Blok E (de zomerperiode) is vrij van contributie.
  5. De contributie wordt steeds per contributieperiode bij vooruitbetaling op het rekeningnummer van de vereniging voldaan.
  6. Vooralsnog bedraagt de contributie:
    1. voor aspirant leden: 10 euro per contributie periode
    2. voor gewone leden: 35 euro per contributie periode
    3. voor buitenleden: 15 euro per contributie periode
    4. voor ereleden en leden van verdienste is het lidmaatschap gratis
  7. Alle founders zijn geacht lid van de vereniging te zijn. Medewerkers van de startups die gebruik maken van de faciliteiten van StudentsInc zijn geacht aspirant lid of lid te zijn van de vereniging.
  8. Deelnemers aan onderwijsprogramma’s die gebruik maken van de faciliteiten van StudentsInc worden “en block” aspirant lid te worden van de vereniging.
  9. Het lidmaatschap kan na 1 contributie periode beëindigd worden.
  10. Het lidmaatschap kan opgezegd worden tot uiterlijk twee weken voorafgaand aan het aflopen van de lopende contributie periode, door opzegging van het lidmaatschap per email aan het adres van de penningmeester van de vereniging.

 

ROYEMENT VAN BESTUURSLEDEN

Artikel 7

  1. Een bestuurslid kan geroyeerd worden, als hij/zij door onbehoorlijk bestuur schade voor de stichting heeft veroorzaakt dan wel zou hebben veroorzaakt en de bestuurder daarover een ernstig verwijt kan worden gemaakt.
  2. Een bestuurslid kan geroyeerd worden, als hij/zij tussen twee jaarvergaderingen meer dan de helft van het uitgeschreven aantal vergaderingen heeft verzuimd. Deze regel is niet van toepassing op bestuursleden die in het buitenland woonachtig zijn en uit hoofde van hun functie in of rond hun woonplaats werkzaamheden voor de stichting verrichten.
  3. Besluit tot royement wordt genomen door het bestuur en dient bevestigd te worden door de ledenvergadering.

 

SLOTBEPALINGEN

Artikel 8

  1. In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist de voorzitter die zijn beslissing laat bevestigen door de ledenvergadering.